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30/01/2013

Les étapes d’un déménagement d’entreprise réussi

Le déménagement d’une entreprise est souvent le signe de sa bonne santé financière. Emménager dans des locaux plus grands permet un confort supplémentaire. Pour que le déménagement se déroule sans accrocs, mieux vaut suivre un planning rigoureux.

Ça y est, vous avez trouvé les locaux de vos rêves : spacieux, bien distribués et également bien desservis au niveau routier. Maintenant que vous avez une nouvelle adresse, il va falloir penser au déménagement. Pour que tout se déroule sans incidence pour l’activité de votre entreprise, il faut anticiper les éventuels problèmes. Un déménagement se prépare au moins quatre mois à l’avance. La première démarche consiste à résilier votre bail actuel. Il faut aussi fixer la date du déménagement et trouver un prestataire. Il existe de nombreux spécialistes du transfert d’entreprise. Pour trouver celui qui vous convient, il ne faut pas hésiter à effectuer une demande de devis auprès de 4 ou 5 professionnels. Pour faire votre choix, n’hésiter pas à demander si le matériel d’emballage est fourni. Le montant du devis variera aussi si vous montez et démontez vous même les meubles Une fois la date fixée, il faut d’abord informer vos collaborateurs. Pour qu’ils adhèrent à ce changement, il est conseillé de leur expliquer les raisons de votre choix. Les clients et les partenaires professionnels doivent également être avertis rapidement. Il va aussi falloir penser à communiquer votre nouvelle adresse, notamment aux instances administratives et si besoin, les jours de fermeture liés au transfert.

En profiter pour faire du tri
Vient ensuite le temps de l'inventaire des meubles et du matériel (téléphone, ordinateur, chaise, etc.). Un déménagement, c’est aussi l’opportunité de faire du tri dans les dossiers. Lesquels doivent être archivés ? Lesquels peuvent être détruits ? Il faut aussi penser rapidement à l’évacuation des déchets et prendre rendez-vous avec les prestataires concernés. Un mois avant le déménagement, il faut que l’organisation de vos nouveaux locaux soit arrêtée. Un transfert peut être l’occasion d’une réorganisation de vos services pour optimiser les relations de travail. Ceci doit se faire en concertation avec le personnel pour obtenir une adhésion nécessaire à tout projet. Côté démarche, il est temps de vous préoccuper des autorisations d’occupation de voie public avec la mairie.

Un nouveau départ
Une semaine avant le transfert de votre entreprise, il faut contrôler les nouveaux locaux avec le propriétaire et notifier par écrit les éventuels défauts. Il faut aussi pensant à la logistique de la journée, notamment le repas du midi pour vos collaborateurs. La veille, votre principale préoccupation concernera les documents importants que vous regrouperez à l’attention des déménageurs. Si vous avez suivi ce planning, le jour J tout devrait bien se passer. Il ne vous reste plus qu’à vérifier que rien n'a été laissé dans vos anciens bureaux. Attendez quelques jours que vos collaborateurs aient pris leur marque dans leur nouveau bâtiment et qu’ils se soient installés à leur convenance pour organiser une fête d’inauguration, histoire de célébrer ce nouveau départ.


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